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Banque de candidatures – Personnel de soutien administratif (profil secrétariat)

4 septembre 2020

Site Ville de Lévis

Fonction municipale

Étant la 7e plus grande ville du Québec, Lévis agit comme principal pôle urbain, économique et institutionnel de la région Chaudière-Appalaches. Lévis se positionne en tête de liste de nombreux palmarès depuis des années pour le milieu de vie agréable, accessible et sécuritaire qu’elle offre aux Lévisiennes et Lévisiens.

La Ville de Lévis est à la recherche de personnes qualifiées pour constituer une banque de candidatures de commis-secrétaires et de secrétaires de gestion pour des remplacements temporaires selon les besoins des directions.

POURQUOI CHOISIR LA VILLE DE LÉVIS?

Vous aurez la chance de travailler dans des domaines aussi variés que la vie communautaire, la sécurité publique, le tourisme, l’urbanisme, le développement économique, l’environnement, les travaux publics, les communications et bien d’autres.

Lévis souhaite être à l’avant-garde dans le milieu municipal. Vous pourrez proposer vos idées dans le domaine du soutien administratif et contribuer à la mise en place de nouvelles façons de faire.

Vous souhaitez intégrer une organisation où la dimension humaine fait partie des valeurs organisationnelles. À Lévis, la passion du service au citoyen et l’esprit d’équipe guident les actions quotidiennes du personnel.

PORTRAIT DU POSTE

Agir à titre de collaborateur ou collaboratrice afin de répondre aux besoins administratifs de son équipe de travail.

VOS RESPONSABILITÉS

Comme commis-secrétaire, vos principales responsabilités sont les suivantes :

1. Répondre à la clientèle en personne, par téléphone ou par courriel.
2. Trier le courrier et préparer le courrier à expédier dans un autre bâtiment ou par la poste.
3. Saisir des données dans différents logiciels ou tableaux.
4. Ouvrir des dossiers et effectuer les suivis.
5. Corriger et mettre en page divers types de documents.
7. Commander les fournitures de bureau et tenir à jour l’inventaire.
8. Préparer et assembler les documents pertinents pour des réunions, comités ou autres et les distribuer aux personnes concernées.
9. Effectuer différentes tâches générales de bureau telles que classement, photocopies, assemblage de documents, etc.

Comme secrétaire de gestion, vous devrez soutenir une équipe de professionnels et/ou de gestionnaires. Vos principales responsabilités seront les suivantes :

1. Corriger et rédiger, à l’aide de directives reçues, divers types de document.
2. Ouvrir des dossiers, les mettre à jour et effectuer les suivis nécessaires afin de s’assurer du respect des échéanciers.
3. Coordonner la logistique des rencontres (réunions, comités, présentations, etc.).
4. Être responsable du service à la clientèle interne et externe dans certaines directions.
5. Compléter et vérifier des documents ou des formulaires.
6. Alimenter des bases de données et compiler des statistiques.
7. S’assurer que l’équipe dispose du matériel nécessaire et en bon état. Signaler toute problématique en lien avec les appareils de bureau ou le bâtiment.
8. Tenir à jour l’agenda de votre supérieur(e) au besoin.

EXIGENCES DU POSTE

FORMATION : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une formation collégiale (DEC ou AEC) en bureautique

EXPÉRIENCE :
– Commis-secrétaire : Aucune expérience requise
– Secrétaire de gestion : Minimum deux (2) années d’expérience pertinente à la fonction

DURÉE

La durée d’un mandat peut varier de quelques semaines à un an. À la fin de chaque mandat, nous tentons toujours d’affecter la personne à un autre besoin dans l’organisation.

Le personnel temporaire peut donc cumuler plusieurs mandats successifs jusqu’à l’obtention d’un poste régulier.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

COMPÉTENCES COMMUNES :
– Maîtrise du français écrit
– Connaissance de la Suite Office (Word, Excel, Power Point, Outlook)
– Sens client
– Collaboration
– Rigueur
– Gestion du stress

COMPÉTENCES ADDITIONNELLES POUR LE POSTE DE SECRÉTAIRE DE GESTION :
– Autonomie
– Priorisation
– Capacité à optimiser
– Qualité de jugement

Les candidates et les candidats seront soumis à des tests afin d’évaluer leur candidature.

LIEU DE TRAVAIL

L’ensemble des bureaux administratifs du territoire de la Ville de Lévis.

HORAIRE DE TRAVAIL

– Temps plein (35 heures/semaine)
– Horaire de travail du lundi au vendredi de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30

Notez que si vous êtes affecté(e) à un poste en service direct aux citoyens, votre horaire de travail pourrait varier entre 8 h et 17 h.

CONDITIONS DE TRAVAIL

– Commis-secrétaire (classe 4) : taux horaire de 18,93 $ à 27,34 $
– Secrétaire de gestion (classe 7) : taux horaire de 23,83 $ à 34,40 $
– Stationnement gratuit
– Majoration de 10% sur le taux de traitement pour tenir lieu de tous les avantages sociaux (vacances, maladies, assurance maladie, jours chômés, etc.) durant les 910 premières heures travaillées. Après ces 910 heures, accès à plusieurs avantages sociaux (vacances, maladies, jours chômés).
– Régime de retraite à prestations déterminées après 700 heures dans une même année.

PÉRIODE D’AFFICHAGE

Du 4 au 14 septembre 2020

NUMÉRO DE CONCOURS

BLANT-054-2020

DÉPÔT DES CANDIDATURES

Les personnes répondant aux exigences de la fonction et intéressées à présenter leur candidature doivent postuler par le biais du Site de recrutement de la Ville de Lévis (https://portailvip-rec.ville.levis.qc.ca/) et joindre une copie de leur curriculum vitae avant 23 h 59, le 14 septembre 2020.

ÉGALITÉ EN EMPLOI

Nous souscrivons au programme d’accès à l’égalité en emploi.

Commis-secrétaire (classe 4) : taux horaire de 18,93 $ à 27,34 $ / Secrétaire de gestion (classe 7) : taux horaire de 23,83 $ à 34,40 $

Temps plein (35 heures/semaine)

Gabrielle Morin-Harvey

Jour

DEP Terminé

Adjoint administratif (5357 + 5231), Secrétariat (5357)