Secrétaire de direction

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29 avril 2024

  • Temps plein
  • Québec

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Poste régulier

SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la direction du directeur des communications et en étroite collaboration avec l’équipe du bureau de la Présidence, la personne apporte un soutien administratif et logistique pour sa direction. Elle sera également en soutien au personnel cadre du bureau de la Présidence.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Cette personne :
– S’assure de la conformité et de la qualité des documents produits (rédaction et révision linguistique de lettres, communiqués ou autres documents). Effectue la mise en page de différents documents et présentations.
– Apporte son appui à l’organisation et à la réalisation d’évènements institutionnels (envoi d’invitations, réservations, traiteur, liste d’invités, etc.).
– Effectue le paiement de factures, le traitement de rapports de dépenses, la création de bons de commande et collabore à la préparation des budgets.
– Assure la gestion des agendas, collabore à la préparation de certaines rencontres (ordres du jour, documents, réservations de salle, convocations), finalise et dépose les comptes-rendus.
– Assure la gestion des boîtes courriel de la Direction des communications.
– Collabore à la conception, à la rédaction et à la validation pour les divers textes du journal interne (L’UNIQUE).
– Assume la responsabilité du système de classement des dossiers et applique la procédure d’archivage.
– Tient à jour les différentes listes de contact.
– Collabore à la mise à jour des informations et du site Internet, ainsi que du site intranet de sa direction.
– Maintient à jour ses connaissances en lien à son domaine d’activités.
– Participe à l’amélioration des processus et des façons de faire.

Entre 24,60$ et 33,29$ de l'heure

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Diane St-Laurent

Jour

DEP Terminé

DEP Secrétariat

emplois2@uquebec.ca