Emploi étudiant – Agent de secrétariat (323684)

En collaboration avec les adjointes administratives et exécutives, les gestionnaires et les autres ressources au sein de la direction générale, l’étudiant(e) devra :

Assurer la prise en charge des documents administratifs :
– Assurer le suivi des fiches synthèses, incluant la correction à l’aide des systèmes de gestion de la correspondance (Gestion virtuelle Ultima);
– Prendre en charge le paiement et la validation de factures en joignant les pièces justificatives;
– Valider les documents (lettres, états de situation, formulaires, rapports, contrats, mémoires, demande d’exécution, description d’emploi, fiche d’acquisition, etc.) et s’assurer de la mise en forme, selon la procédure établie, de la qualité linguistique, de l’orthographe et de l’envoi;
– Maintenir à jour les documents et les gabarits utilisés par l’ensemble du personnel de la direction générale (organigramme, liste de distribution, etc.).

Assister le directeur général, les gestionnaires et les adjointes dans le suivi des dossiers administratifs :
– Préparer des projets de réponse;
– Maintenir à jour les informations sur le suivi administratif;
– Proposer des méthodes de travail et de classement pour optimiser le travail.

Assurer le suivi en matière de gestion du personnel :
– Effectuer le suivi de la gestion du personnel, notamment pour la gestion de l’assiduité, par le contrôle des rapports d’horaire variable, des heures supplémentaires et des permis d’absence;
– Effectuer et faire le suivi des demandes lors de l’arrivée ou le départ d’un employé. S’assurer d’avoir un emplacement de bureau et les outils nécessaires pour qu’il puisse effectuer son travail;
– Tenir à jour le plan de réaménagement des bureaux en collaboration avec le soutien administratif et exécutif de la direction générale.

Développer divers outils de travail en support aux équipes et effectuer toute autre tâche connexe en support aux besoins de la direction générale.