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Adjointe de direction – Ingénierie et infrastructures

25 juin 2019

  • Temps plein
  • Québec

Site Fédération québécoise des municipalités

La Fédération québécoise des municipalités (FQM), dont le siège social est situé à Québec, est un organisme à but non lucratif. Elle a pour mission de défendre l’autonomie et les pouvoirs des municipalités de même que le développement des régions. La FQM compte près de 1 000 municipalités locales et municipalités régionales de comté membres et s’appuie sur une force de 7 000 élus.

DESCRIPTION DU POSTE

Sous l’autorité du directeur Ingénierie et infrastructures, et en étroite collaboration avec les autres Directions, la personne titulaire de ce poste effectue diverses tâches administratives pour appuyer la Direction et répondre à la clientèle. Elle rédige, corrige et met en page des documents, communique avec les partenaires et les clientèles de l’organisation. Elle appuie le directeur dans les activités quotidiennes du service. Son travail a un impact sur le fonctionnement interne de la Direction et la prestation des services aux membres.

La personne titulaire de ce poste doit détenir le sens du service aux membres, un sens des priorités, d’initiative, de discrétion, ainsi qu’une bonne capacité à travailler sous pression.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

·      Appuyer la Direction dans la réalisation de ses mandats, ses projets, ses suivis de dossiers et de rencontres.

·      Assurer le support administratif auprès de l’équipe.

·      Assurer la communication avec les autres Directions.

·      Participer à la préparation de rencontres : ordres du jour, documents afférents, prise de notes et rédaction des comptes rendus et assurer certains suivis.

·      Tenir à jour différents documents de gestion interne et les listes de clients.

·      Gérer et assurer le suivi de différents agendas, assurer la liaison avec les intervenants externes, procéder à des réservations de salles ou l’organisation de déplacements.

·      Recevoir, acheminer, numériser ou traiter la correspondance.

·      Assurer, lorsque la situation le commande, les communications avec les membres et les intervenants externes.

·      Corriger et assurer la mise en page de documents.

·      Effectuer la saisie de données et d’ententes.

·      Transmettre les informations liées aux activités de la direction aux fins de mise à jour du site Web.

·      Assurer la gestion documentaire, papier et électronique ainsi que l’archivage des dossiers.

·      Travailler en étroite synergie avec les adjointes administratives et collaborer avec les membres de l’équipe.

·      Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

EXIGENCES

·      Détenir un diplôme en techniques de bureautique ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) dans le domaine du travail de bureau, ou un diplôme équivalent, ET au moins cinq ans d’expérience pertinente reliée au poste.

·      Disponibilité pour travailler à l’extérieur des heures normales de travail à l’occasion.

·      Une excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit (orthographie et grammaire).

·      Être capable de travailler avec de courtes échéances.

QUALITÉS ET COMPÉTENCES

·      Très bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques en travail de bureau (Windows, suite Microsoft Office, l’utilisation du Web).

·      La personne titulaire de ce poste doit démontrer qu’elle a le sens du service à la clientèle, des priorités, de l’initiative, de la discrétion ainsi qu’une bonne capacité à travailler sous pression.

·      Avoir le sens des responsabilités. Savoir bien gérer son temps et avoir la capacité d’établir les priorités.

·      Expérience dans la prise de notes lors de rencontres et la rédaction de procès-verbaux.

·      Démontrer des habiletés à communiquer (écrit et verbal).

·      Faire preuve de polyvalence, de flexibilité, d’autonomie et avoir de l’initiative.

Selon la convention collective en vigueur

35,00

Service RH

Jour

DEP Terminé

Adjoint administratif (5357 + 5231)